Um in der oft stressigen Vorweihnachtszeit nicht auch noch die Planung der Feierlichkeiten erledigen zu müssen, lohnt es sich, mindestens ein bis zwei Monate vorher mit den Vorbereitungen zu beginnen.
Vor allem wer sich für das Rahmenprogramm beispielsweise einen Künstler oder Referenten wünscht, sollte dies frühzeitig in Angriff nehmen. „Egal ob besonderes Arrangement oder Location: In der Vorweihnachtszeit ist das Angebot stets knapp. Viele Restaurants und Veranstaltungsräume sind bereits früh ausgebucht“, warnt der Experte.
Sobald das Programm steht, können die Einladungen verteilt werden – am besten spätestens sechs Wochen vor der Weihnachtsfeier. So können sich die Mitarbeiter den Termin vormerken und mögliche Rückfragen lassen sich noch rechtzeitig klären.
Keine behördliche Genehmigung benötigt
Wichtig zu wissen: „Eine Firmenfeier kann den Arbeitnehmern, die daran teilnehmen, als geldwerter Vorteil ausgelegt werden“, weiß Volker Helmhagen.
Um das zu verhindern, sollten die Gesamtausgaben – für Essen, Getränke, Bewirtung und Geschenke – geteilt durch die Anzahl der anwesenden Teilnehmer 110 Euro beziehungsweise 92,44 Euro netto nicht überschreiten.
Liegen die Ausgaben über diesem Freibetrag, muss der Arbeitgeber die Differenz versteuern. Übrigens: Da eine Weihnachtsfeier meist keine öffentliche Veranstaltung ist, benötigen Arbeitgeber dafür auch keine behördliche Genehmigung.
Auch beispielsweise Jugendschutzverordnungen oder GEMA-Gebühren für das Abspielen von Musik entfallen ebenso.
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