4. Kürzer ist besser
Halten Sie keine Besprechungen ab, in denen länger als 50 Minuten gesprochen wird. Folgen mehrere Meetings zur vollen Stunde aufeinander, können die Teilnehmer und Teilnehmerinnen in den zehn Minuten dazwischen außerdem ihre Mails lesen und wichtige Telefonate führen oder einfach kurz einmal durchatmen und wieder frische Energie tanken.
Dann schauen sie auch nicht während der Besprechung ständig auf ihre Handys. Jedes Meeting braucht einen Anfang, aber immer auch ein Ende.
Gelingt es nicht auf Anhieb, die Meetings derart abzukürzen, legen Sie den Startzeitpunkt kurz vor die Mittagspause oder den Feierabend. Auch das kürzt die Dauer von Besprechungen oft wie von alleine ab.
5. Alles hat ein Ende
Für Moderatoren in Fernsehshows gibt es einen digitalen Countdown, der die verbleibende Zeit anzeigt. Dieses Mittel macht sich beispielsweise auch Google zunutze. In den Meetings des Konzerns ist für jeden Teilnehmer eine Stoppuhr zu sehen.
Damit wissen alle Anwesenden, wie viel Zeit bereits abgelaufen ist und wie viel noch bleibt. Denn dort hat man auch festgestellt, dass je höher der Redeanteil eines einzelnen Teammitglieds ist, desto erfolgloser ist das Team im gesamten.
6. Die Uhr tickt
Testen Sie während eines Meetings den Einsatz eines Meeting-Tickers. Das ist ein hilfreiches Tool zur Visualisierung der in einem Meeting entstehenden Kosten für die anwesenden Teilnehmer. Der Ticker lässt sich unmittelbar einblenden und hilft dabei, viele Meetings drastisch zu verkürzen.
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