Im Falle einer Anlageberatung empfiehlt sich ein zweistufiger Dokumentationsprozess. Es ist zunächst die persönliche Situation des Kunden vollständig zu erfassen. Wenn einmal ein solches Anlegerprofil angelegt wurde, erleichtert dies die zukünftige Arbeit, da auf diese Datenbasis bei zukünftigen Anlageentscheidungen des Kunden verwiesen werden kann und es ausreichend ist, wenn der Anleger bestätigt, dass dieses Profil auch bei einer neuen Anlageentscheidung noch zutreffend ist.
Der zweite Teil der Dokumentation enthält sodann die Angaben zu der konkret ausgesprochenen Anlageempfehlung. Hierbei muss immer protokolliert werden, welche Anlageziele mit der aktuellen Anlage verfolgt werden und warum das empfohlene Produkt geeignet ist, diese zu unterstützen. Darüber hinaus muss dargestellt werden, dass das Produkt der Risikobereitschaft des Kunden entspricht und auch Angaben dazu, warum aus dem gewählten Anlagesegment, gerade jenes Produkt gewählt wurde.
Das Beratungsprotokoll muss grundsätzlich vor Abschluss des Geschäftes ausgehändigt werden, das heißt bevor der Kunde eine Order erteilt oder einen Zeichnungsschein unterschreibt. Hierbei gibt es jedoch keine zeitlichen Vorgaben für den Abstand zwischen der Aushändigung des Beratungsprotokolls und der Zeichnung der Kapitalanlage, das heißt, das Beratungsprotokoll kann anders als der Verkaufsprospekt erst im Zeichnungstermin ausgehändigt werden. Nur bei einer Beratung via Telefon oder Internet kann der Geschäftsabschluss auf Wunsch des Anlegers auch vor Erhalt des Protokolls erfolgen. Dann muss dem Anleger jedoch ein Rücktrittsrecht seitens des Beraters für den Fall eingeräumt werden, dass das Protokoll nicht richtig oder nicht vollständig ist.
Der Hinweis auf das Rücktrittsrecht und die Frist von einer Woche nach Zugang des Protokolls, in der ein Rücktritt auszuüben ist, müssen in dem Protokoll enthalten sein. Das dieses Rücktrittsrecht für den Berater Risiken birgt ist offenkundig. Der Berater sollte daher vermeiden, Protokolle erst nach Zeichnung der Anlageentscheidung auszuhändigen.
Der Gesetzgeber hat für den Fall der bloßen Anlagevermittlung keine Protokollierungspflicht vorgeschrieben. Jedoch ergibt sich indirekt aus den auch für Anlagevermittler bestehenden Pflichten die zwingende Notwendigkeit, ein Vermittlungsdokument zu erstellen. Wichtig ist, dass auch im Falle einer Anlagevermittlung immer die Pflicht besteht, den Kunden nach seinen Kenntnissen und Erfahrungen im Bereich der Kapitalanlagen zu befragen. Hierbei sind insbesondere Angaben über Art, Umfang, Häufigkeit und Zeitraum der in der Vergangenheit von dem Anleger getätigten Finanzanlagegeschäfte einzuholen. Der Anleger darf nicht dazu verleitet werden, diese zurückzuhalten. Die sogenannte Angemessenheitsprüfung kann positiv oder negativ enden. Im Negativfall verbleiben zumindest Zweifel, ob der Kunde die Risiken der angebotenen Kapitalanlage nachvollziehen kann. Hier darf eine Vermittlung nur dann vorgenommen werden, wenn dem Kunden zuvor ein entsprechender Warnhinweis erteilt wurde. Dieser ist allein aus Beweisgründen zu dokumentieren.
Keine abgeschlossene Angemessenheitsprüfung bedeutet, dass der Kunde trotz ausdrücklicher Aufforderung die erforderlichen Auskünfte hinsichtlich Kenntnissen und Erfahrungen verweigert. Auch in diesem Fall darf eine Vermittlung der Anlage mit Warnhinweis erfolgen.
Die Vermittlung ohne den Versuch einer solchen Angemessenheitsprüfung, also die Ausführung eines reinen Ordergeschäfts seitens des Kunden (auch als „Execution only“ bezeichnet), ist ausschließlich auf Investmentfonds beschränkt, die auf Initiative des Kunden geordert werden. Hier ist der Vermittler nicht gezwungen, den Kunden zu befragen, sondern kann die Vermittlung mit einem entsprechenden Warnhinweis dahingehend, dass keine Angemessenheitsprüfung erfolgt, unmittelbar vornehmen.
