Von zu Hause aus arbeiten – eine Herausforderung für den Datenschutz: Dieser Beitrag zeigt Ihnen, vor welche Herausforderungen das Arbeiten im Homeoffice Arbeitnehmer und Arbeitgeber stellt und was Sie beim Planen und Durchführen von Videokonferenzen im Homeoffice beachten müssen. Ein Beitrag von Rechtsanwalt Dr. Hauke Hansen, Wirtschaftskanzlei FPS
Die Corona-Krise hat Europa fest im Griff. Viele Unternehmen sind von den dadurch notwendigen Einschränkungen des Alltags betroffen, mussten ihre Tätigkeit teilweise sogar vollständig einstellen. Die Unternehmen, die von Betriebsschließungen verschont geblieben sind, stehen nun vor der Herausforderung, den Geschäftsbetrieb am Laufen zu halten, dabei aber gleichzeitig der Ausbreitung des Coronavirus unter der Belegschaft entgegenzuwirken. Zudem müssen Mitarbeiter, die ihre Kinder aufgrund von Kita- und Schulschließungen selbst betreuen, sinnvoll weiterbeschäftigt werden. Homeoffice und Videokonferenzen versprechen in dieser Situation schnelle Hilfe.
Homeoffice
Der Arbeitgeber ist auch im Homeoffice dafür verantwortlich, bei der Datenverarbeitung die Vorschriften der DSGVO und des BDSG einzuhalten. Für Datenschutzverstöße im Homeoffice haftet er ebenso wie in den Büros, auch wenn die direkten Einflussmöglichkeiten des Arbeitgebers begrenzt sind und sich unternehmensfremde Personen oft in unmittelbarer Nähe des Arbeitnehmers aufhalten. Der Arbeitgeber muss den Datenschutz daher auch im Homeoffice gewährleisten und überwachen; Mitarbeiter müssen entsprechend sensibilisiert werden.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet,
- den im Homeoffice arbeitenden Angestellten die IT-Ausstattung zur Verfügung zu stellen, die für die Beschäftigung notwendig ist, ggf. Festplatten und USB-Sticks zu verschlüsseln,
- den Zugriff auf das Unternehmensnetzwerk nur über eine kennwortgeschützte VPN-Verbindung zu ermöglichen.
Unbedingt zu empfehlen ist die Verabschiedung einer – ggf. gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtigen – Homeoffice-Richtlinie, die den Mitarbeitern Leitlinien an die Hand gibt. Die Homeoffice-Richtlinie sollte mindestens folgende Punkte regeln:
- Personenbezogene Daten dürfen im Homeoffice nicht von Dritten – also Familienmitglieder, Mitbewohner, Besucher usw. – eingesehen werden. Unterlagen dürfen nicht auf dem Wohnzimmertisch liegen bleiben, sondern sollten in einem abschließbaren Schrank und bestenfalls in einem separaten Raum aufbewahrt werden.
- Erhalten Dritte im Homeoffice Kenntnis von personenbezogenen Daten, so ist dies ggf. eine meldepflichtige Datenpanne; der Arbeitgeber muss umgehend informiert werden.
- Telefonate sind so zu führen, dass Dritte den Inhalt nicht ebenfalls hören.
- Arbeitsgeräte, die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden, dürfen nur im Einklang mit der unternehmensinternen IT-Richtlinie genutzt werden. Die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Arbeitsgeräte dürfen nicht privat genutzt werden.
- Ein Versand von E-Mails an private E-Mail-Postfächer ist zu unterlassen.
- Die Arbeitsgeräte sind in Pausen und zum Feierabend zu sperren.
- Unterlagen sind vor ihrer Entsorgung möglichst klein zu reißen.
Videokonferenzen – Checkliste und Anforderungen an die Software
Produkte wie Microsoft Teams, Adobe Connect, Zoom oder GoToMeeting bieten die Möglichkeit, auch in Krisenzeiten die Kommunikation unter Kollegen oder zu Kunden mit Videokonferenzen aufrechtzuerhalten. Bevor wir aber auf rechtliche Fragen eingehen, möchte wir Sie auf ein kurzes Video hinweisen, in dem gezeigt wird, was üblicherweise bei Videokonferenzen schief läuft.
Wichtig: Unternehmen, in denen die Videokonferenztechnik eingesetzt wird, sind datenschutzrechtlich verantwortlich. Wenn durch den Softwareanbieter Datenschutzverstöße begangen werden, wie sie aktuell dem Anbieter Zoom vorgeworfen werden, muss sich dies der Arbeitgeber zurechnen lassen.
Seite zwei: Checkliste für Videokonferenzen
