Die Zweckbindung und Datenminimierung steht für mich im krassen Gegensatz zu den Informationen, die unsere Vertragspartner über den Kunden wissen wollen. Dennoch sind auch Sie angehalten, die Datenmenge zu begrenzen.
Hinsichtlich der Speicherungszeit gibt es verschiedene Aspekte zu berücksichtigen. Zunächst zählt die mögliche Vertragslaufzeit, wenn es zu einen Abschluss kommt.
Hier ist ein Blick ins Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) gut. Im Paragraf 257 des HGB sowie im Paragraf 147 der AO werden die Aufbewahrung von Unterlagen und deren Fristen definiert.
Rechte der Betroffenen
Spannend wird es bei den Rechten der Betroffenen. Das Recht auf Widerspruch oder Einschränkungsmöglichkeit der Einwilligung stellen keine Hürde da. Wie schaut es aber mit dem Recht auf Löschung der Daten aus?
Ist die Verarbeitung unzulässig, steht einer sofortigen Löschung nichts im Wege. Gelöscht werden muss aber auch, wenn die Speicherung für die Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist. Haben Sie einen Maklerauftrag, ist eine Speicherung während des bestehen dieses Vertrages unverzichtbar.
Fazit: Auch die DSGVO fordert den Unternehmer auf, sich über die eigene Arbeitsweise und die Strukturen Gedanken zu machen und sich durch entsprechende Schulungen zu informieren. Nur so lassen sich künftig teure Bußgelder vermeiden.
Autor Volker H. Grabis ist Produktmanager und Trainer Bausparen / Immobilien der DMA.
Die Deutsche Makler Akademie bietet zum Thema Datenschutz Online-Seminare an.
Fotos: DMA, Shutterstock
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