Ordnung im digitalen Büro erleichtert den Arbeitsalltag und steigert die Effizienz. Wie Sie mit fünf Schritten E-Mail-Flut und Datenchaos vermeiden können.
Gastbeitrag von Jürgen Kurz, tempus. GmbH
Computer, Smartphone, Tablet, Cloud – welch‘ eine Erleichterung für unseren Arbeitsalltag. Wer kann diesem Satz noch zustimmen? An die Stelle der Begeisterung über den technischen Fortschritt ist eine erschreckende Ernüchterung getreten.
Denn viele „digitale Verbindungen“ bedeuten auch viel Post und so kommt es schnell zu überfüllten Posteingängen. Die hohe Schlagzahl und das Datenchaos fressen Zeit, machen die Arbeit ineffektiv und wirken sich negativ auf das psychische Wohlbefinden aus. Fünf Schritte helfen Ihnen, die E-Mail-Flut und das Datenchaos zu beherrschen.
Zeitaufwand minimieren
Nach dem 2014 veröffentlichten Workplace Survey des Personaldienstleisters Office-Team, fühlen sich 60 Prozent der Beschäftigten durch die ständige Unterbrechung belästigt. Eintrudelnde E-Mails, die meisten davon überflüssig oder unwichtig, unterbrechen immer wieder den Arbeitsfluss und stören die Konzentration.
Viele leiden dadurch unter Dauerstress und das Firmenpostfach hat oft nicht einmal genug Speicherplatz, um den Nachrichtenstrom zu erfassen. Das Resultat bestätigt die Studienergebnisse zur Arbeitseffizienz im Büro, die ich zusammen mit der AKAD Hochschule Leipzig 2013 erhoben habe.
Demnach werden im deutschsprachigen Raum durchschnittlich bis zu zwei Stunden am Tag, also zehn Stunden in der Woche zur Bearbeitung von E-Mails aufgewendet; das ist mehr als ein kompletter Arbeitstag. Dazu kommt noch die lästige und zeitraubende Sucherei nach dem aktuellen Angebot, der richtigen Datei – im Posteingang, auf der Festplatte oder in der Cloud.
E-Mails effizient verarbeiten
Wenn Sie eine E-Mail nur mal schnell sichten, statt sie direkt zu verarbeiten, bleibt sie im Posteingang stehen und der „verstopft“ nach und nach. Außerdem verlieren Sie schnell die Übersicht, wenn die E-Mails schon als „gelesen“ markiert sind, aber noch nicht verarbeitet wurden.
Verarbeiten statt sichten: Dieses Prinzip sollten Sie unbedingt verinnerlichen. Mit dieser Strategie können Sie Ihren Posteingang dauerhaft schlank oder sogar leer halten. Ein Tipp vorab: Bevor Sie mit dem Verarbeiten loslegen, erstellen Sie ein Postfach „Von früher“.
Verschieben Sie die Mails aus dem Posteingang in diesen Ordner. So können Sie mit einem leeren Posteingang durchstarten, den Sie mit den Gewohnheiten, die Sie im weiteren Verlauf des Artikels kennenlernen, beibehalten können.
Seite zwei: Fünf Schritte: So verarbeiten Sie Ihre Mails richtig
