Im allgemeinen Sprachgebrauch, technisch und auch je nach Rechtsgebiet besteht ein unterschiedliches Verständnis dazu, was eine E-Rechnung ist. So sind im Kontext der EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014) und dem Steuerrecht unterschiedliche Definitionen zu beachten.
- Im Sinne der EU-Richtlinie handelt es sich bei der E-Rechnung um einen strukturierten Datensatz, in den bei Bedarf rechnungsbegleitende Unterlagen eingebunden werden können. Der strukturierte Datensatz ist von zentraler Bedeutung. Hierdurch soll eine automatisierte und medienbruchfreie Verarbeitung und Interoperabilität von Rechnungen ermöglicht werden.
- Die EU-Richtlinie wurde für die Bundesebene durch das E-Rechnungs-Gesetz und durch die E-Rechnungs-Verordnung umgesetzt.
- Auf der Landesebene erfolgte die Umsetzung durch das Bayerische E-Government-Gesetz und durch die Bayerische E-Government-Verordnung.
- Eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) entspricht nicht den Anforderungen an eine elektronische Rechnung.
Hingegen ist für steuerliche Zwecke, insbesondere im Bereich der Umsatzsteuer, der Begriff „elektronische Rechnung“ weiter gefasst. Elektronische Rechnungen in Sinne des Umsatzsteuerrechts sind solche Rechnungen, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden. Für den Vorsteuerabzug ist zwingend der Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung erforderlich. Somit gilt dies auch bei der elektronischen Rechnungsübermittlung. Weder das Umsatzsteuergesetz noch die Finanzverwaltung schrieben bisher eine technische Umsetzung vor. Hiernach kann immer noch eine ausschließlich bildhafte Darstellung der Rechnung (beispielsweise als PDF) den steuerlichen Anforderungen an eine elektronische Rechnung genügen.
Wichtiger Hinweis: Durch dasWachstumschancengesetz ergibt sich – abweichend von den bisherigen Regeln – eine neue Definition der elektronischen Rechnung. Hiernach wird zukünftig verlangt, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllt und somit die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Praktische Erwägungen zur E-Rechnung
Im Geschäftsverkehr – egal ob bei Dienstleistungen oder Lieferungen – kommt einer Rechnung besondere Bedeutung zu. Für alle Unternehmen ist die Ausstellung einer Rechnung grundsätzlich unverzichtbar. Sie dient der Sicherung und der Dokumentation steuerlicher und zivilrechtlicher Ansprüche, sowohl B2B, aber auch B2C und B2G.
Wenn Unternehmen ihre betrieblichen Prozesse weitgehend digitalisieren und (in Teilen) automatisieren, können sie hohe Sparpotenziale mobilisieren. Die Nutzung von E-Rechnungen eröffnet hier erhebliche Möglichkeiten für effizientere Strukturen. Wesentlich ist dabei die Nutzung von strukturierten Datensätzen.
Praktische Vorteile können vor allem sein:
- medienbruchfreie Verarbeitung (fehleranfällige manuelle Eingaben werden überflüssig),
- kürzere Durchlaufzeiten,
- weniger Papierverbrauch,
- Wegfall von Portokosten und Transportwegen.
In Abhängigkeit vom Grad der Automatisierung in den Betrieben können E-Rechnungen elektronisch eingelesen zugeordnet, geprüft, verbucht und zur Zahlung angewiesen werden.
