Definition und Voraussetzungen einer elektronischen Rechnung im Steuerrecht
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (§ 14 Abs. 1 S. 8 UStG). Rechnungen müssen nach § 14 Abs. 1 S. 2 UStG (1) die Echtheit der Herkunft der Rechnung, (2) die Unversehrtheit des Inhalts und (3) ihre Lesbarkeit gewährleisten. Dies gilt sowohl für papierhafte als auch für elektronische Rechnungen.
- Echtheit der Herkunft: Die Echtheit der Herkunft einer Rechnung ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist.
- Unversehrtheit des Inhalts: Die Unversehrtheit des Inhalts umfasst den Nachweis, dass die nach den §§ 14 und 14a UStG erforderlichen Rechnungsangaben nicht geändert wurden.
- Lesbarkeit: Eine Rechnung gilt als lesbar, wenn sie für das menschliche Auge lesbar ist. Rechnungsdaten, die mit strukturierten elektronischen Nachrichtenformen übermittelt werden, sind in ihrem Originalformat nicht lesbar, sondern erst nach einer Konvertierung. Nach § 14 Abs. 1 S. 2 UStG muss die Lesbarkeit während des Aufbewahrungszeitraums für steuerlich relevante Rechnungen (zehn Jahre gern. § 147 AO) gewährleistet werden. Dies ist vor allem bei Systemänderungen, -umstellungen etc. zu berücksichtigen. Insbesondere bei Umfirmierungen, Verschmelzungen, Abspaltungen sollte bedacht werden, dass die IT-/Systemlandschaft diesen Zehn-Jahreszeitraum berücksichtigen und die absolute Notwendigkeit, die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit sicherzustellen gewährleisten muss.
Dabei legt jeder Unternehmer fest, in welcher Weise die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet wird (§ 14 Abs. 1 S. 5 UStG). Dies kann durch jegliche innerbetriebliche Kontrollverfahren erreicht werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können (§ 14 Abs. 1 S. 6 UStG). Als innerbetriebliches Kontrollverfahren im Sinne des § 14 Abs. 1 UStG ist ein Verfahren ausreichend, das der Unternehmer zum Abgleich der Rechnung mit seiner Zahlungsverpflichtung einsetzt, um zu gewährleisten, dass nur die Rechnungen beglichen werden, zu deren Begleichung eine Verpflichtung besteht. Der Unternehmer kann hierbei auf bereits bestehende Rechnungsprüfungssysteme zurückgreifen. Es werden keine technischen Verfahren vorgegeben, die der Unternehmer verwenden muss. Es kann daher ein EDV-unterstütztes, aber auch ein manuelles Verfahren sein. Ein innerbetriebliches Kontrollverfahren erfüllt die Anforderungen des § 14 Abs. 1 UStG, wenn es einen verlässlichen Prüfpfad beinhaltet, durch den ein Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zu Grunde liegenden Leistung hergestellt werden kann. Dieser Prüfpfad kann z.B. durch (manuellen) Abgleich der Rechnung mit vorhandenen geschäftlichen Unterlagen (z.B. Kopie der Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag, Lieferschein oder Überweisung bzw. Zahlungsbeleg) gewährleistet werden. Das innerbetriebliche Kontrollverfahren und der verlässliche Prüfpfad unterliegen keiner gesonderten Dokumentationspflicht. Eine inhaltlich zutreffende Rechnung – insbesondere Leistung, Entgelt, leistender Unternehmer und Zahlungsempfänger sind zutreffend angegeben – rechtfertigt die Annahme, dass bei der Übermittlung keine die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts beeinträchtigenden Fehler vorgekommen sind.
Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers elektronisch zu übermitteln (§ 14 Abs. 1 Satz 7 UStG). Die Zustimmung kann z.B. in Form einer Rahmenvereinbarung erklärt werden. Sie kann auch nachträglich erklärt werden. Es genügt aber auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich praktizieren und damit stillschweigend billigen.
Wichtiger Hinweis: Durch dasWachstumschancengesetz ergibt sich – abweichend von den bisherigen Regeln – eine neue Definition der E-Rechnung. Hiernach wird zukünftig verlangt, dass elektronische Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format erstellt werden, das den europäischen Rechnungsstandard EN16931 erfüllt und somit die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Steuerliche Pflichtangaben bei elektronischen Rechnungen
Jede geschäftliche Rechnung ist ein wichtiges Dokument, das Geschäftskunden ebenso für ihre Umsatzsteuererklärung benötigen wie der Lieferant selbst. Als Beleg für den Vorsteuerabzug des Kunden müssen Rechnungen von Unternehmen bestimmte Angaben enthalten, um den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes zu entsprechen.
Fehlen wichtige Inhalte, kann das für den Rechnungsempfänger zuständige Finanzamt die Rechnung für Umsatzsteuerzwecke unter Umständen nicht anerkennen. Für Kunden ist das ärgerlich, weil sie dadurch die Umsatzsteuer nicht als Vorsteuer ansetzen können. Entsprechend muss der Rechnungsempfänger sicherstellen, dass das empfangene elektronische Rechnungsdokument den Anforderungen des Umsatzsteuerrechts entspricht und er dieses Rechnungsdokument nach den allgemeinen Vorschriften aufbewahrt, da er die Feststellungslast für den Vorsteuerabzug hat.
Umsatzsteuerrechtlich gelten für elektronische Rechnungen die gleichen Pflichtangaben wie für Papierrechnungen. Notwendige Inhalte betreffen beispielsweise die vollständigen Namen und Anschriften des Lieferanten und des Leistungsempfängers, die fortlaufende Rechnungsnummer sowie weitere Angaben. Für Kleinbetragsrechnungen sowie für andere spezielle Fälle sind Sonderregelungen zu beachten. Weiterführende Informationen zu den notwendigen Rechnungsangaben finden Sie hier.
Wichtiger Hinweis: Durch dasWachstumschancengesetz ergibt sich – abweichend von den bisherigen Regeln – eine neue Definition der E-Rechnung.
Elektronische Archivierung
Erhöhte Aufmerksamkeit gilt der Archivierung der elektronischen Unterlagen. Dies ist aber keine Neuheit der elektronischen Rechnung, sondern gilt für alle elektronischen Archive, welche steuerlich relevante Daten und Dokumente aufbewahren. Nach § 14b UStG sind alle Rechnungen, die ein Unternehmer erhalten oder die ein Leistungsempfänger oder in dessen Namen und für dessen Rechnung ein Dritter ausgestellt hat, zehn Jahre aufzubewahren.
Dieser Aufbewahrungszeitraum gilt sowohl für elektronische als auch für Papierrechnungen. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist. Die Rechnungen müssen für den gesamten Zeitraum die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 2 UStG (Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit) erfüllen. Neben den zu beachtenden Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes und der Abgabenordnung (§§ 146, 147, 200 AO) sollten Steuerpflichtigen auch die von der Finanzverwaltung aufgestellten Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) im Blick haben.
Der Originalzustand der übermittelten Daten muss erkennbar und überprüfbar sein. Nachträgliche Änderungen der archivierten Dokumente müssen ausgeschlossen sein. Zur Erfüllung der Belegfunktion sind Angaben zur Kontierung und zum Buchungsdatum auf dem Beleg erforderlich. Zu beachten ist aber, dass der Originalzustand erhalten bleibt. Zugleich muss nach den GoBD die formelle und sachliche Richtigkeit prüfbar sein.
Während der Aufbewahrungsdauer muss die Lesbarkeit der Rechnung sichergestellt werden. Demzufolge sind die notwendigen Programme vorzuhalten. Die Rechnungen sind im gleichen Format, in dem sie übermittelt wurden, zu archivieren. Dabei müssen Rechnungen vor allem so aufbewahrt werden, dass nachträglich keine Änderungen vorgenommen werden können bzw. Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. Hierfür sind die Verwaltungsvorschriften zu beachten (GoBD).
ACHTUNG: Elektronische Rechnungen dürfen nicht ausschließlich ausgedruckt archiviert werden. Eine Speicherung in einen einfachen Dateiordner, auf einer Festplatte oder in einem E-Mail-Ordner wird von der Finanzverwaltung ebenfalls regelmäßig nicht anerkannt.
