Was versteht man unter XRECHNUNG?
Die XRechnung ist die deutsche Lösung für die Vorgaben der EU-Richtlinie. Im Auftrag des IT Planungsrates von Bund und Ländern wurde das Format XRechnung von der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) entwickelt. Die KoSIT soll sicherstellen, dass es einen Standard für die elektronische Rechnung gibt, der die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt, allgemein verfügbar ist und dauerhaft auf dem aktuellen Stand gehalten wird.
XRechnung gilt als verbindlicher nationaler Standard (sog. Core Invoice Usage Spezifikation [CIUS]) für die gesamte Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (Begründung zur E-RechV, S. 8), der innerhalb des von der europäischen Norm eingeräumten Gestaltungsrahmens für nationale Regelungen zur Optimierung insbesondere von verwaltungsinternen Prozessabläufen im Vergleich zur CEN-Norm präzisiert wurde.
Gleichwohl ist es nach dieser Regelung durchaus möglich, auch andere Datenaustauschformate zu nutzen, sofern sie die CIUS abbilden. Somit ist gewährleistet, dass bereits in der Wirtschaft eingesetzte Datenformate wie ZUGFeRD auch für den Austausch mit der öffentlichen Verwaltung kompatibel sind und nicht durch die E-RechV behindert werden (Begründung zur E-RechV, S. 9).
Die X-Rechnung ist eines der Formate, das die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt, aber nicht das einzige Format. In anderen EU-Ländern gibt es bereits andere etablierte E-Rechnung-Standards (z.B. FatturaPA in Italien, Factur-X in Frankreich, FacturaE in Spanien).
Was bedeutet ZUGFERD?
ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Es handelt sich um ein elektronisches Rechnungsdatenformat für den Austausch von Rechnungen. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt.
Das Datenmodell in der Version 2.1.1 wird allen interessierten Unternehmen und Behörden kostenlos zur Verfügung gestellt.
Als hybrides Datenformat integriert ZUGFeRD in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein inhaltlich identisches Mehrstück der Rechnung (XML) innerhalb des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die strukturierten Rechnungsdaten – nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem – problemlos möglich ist. Da einige Rechnungseingangsportale öffentlicher Auftraggeber (z. B. Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes und OZG-konforme Rechnungseingangsplattform) lediglich nur rein strukturierte XML-Rechnungsdaten akzeptieren, ermöglicht ZUGFeRD auch die Erstellung einer Rechnung ohne die begleitende PDF-Datei. ZUGFeRD ermöglicht den Unternehmen eine rein strukturierte XML-Rechnung bei den Portalen einzureichen.
ZUGFeRD ermöglicht die von der Finanzverwaltung geforderte revisionssichere Archivierung. Voraussetzung ist hiernach, dass die vorhandenen Informationen während der Aufbewahrungsdauer erhalten bleiben und nicht durch Dateiumwandlungen verringert werden.
Nicht nur der mit den Augen lesbare Teil der PDF-Datei, sondern auch die tatsächlich vorhandenen XML-Daten müssen erhalten bleiben. Zu Einzelheiten wird auf die Grundsätze der Finanzverwaltung zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) verwiesen (dort Rz. 125).
Das ZUGFeRD-Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichten Norm EN16931. Zudem werden die Cross-Industry-Invoice (CII) von UN/CEFACT und die ISO-Norm 19005-3:2012 (PDF/A-3) in ZUGFeRD 2.0 berücksichtigt.
