Überblick:
Die Europäische Kommission hat in ihrem Richtlinienentwurf „VAT in the Digital Age“ (ViDA) zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug unter anderem für grenzüberschreitende Transaktionen eine verpflichtende Nutzung der E-Rechnung in Verbindung mit einem Meldesystem vorgesehen. Ausführliche Informationen hierzu finden Sie unter: VAT in the Digital Age (ViDA)
Deutschland hat die Implementierung eines eigenen E-Rechnungssystems für inländische B2B-Umsätze mit dem Wachstumschancengesetz (veröffentlicht am 27. März 2024 im BGBl.) vorangetrieben. Zu einem späteren Zeitpunkt soll dann ein Meldesystem hinzugefügt werden. Um die Einführung der deutschen E-Rechnungspflicht vor den EU-weiten ViDA-Maßnahmen umsetzen zu können, ist eine ausdrückliche Genehmigung des EU-Rates erforderlich. Diese wurde am 25. Juli 2023 erteilt.
Wesentliche Kernpunkte der sich das durch das Wachstumschancengesetz ergebenden Neuregelungen sind:
- Es wurde eine gesetzliche Regelung zur verpflichtenden Verwendung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) im inländischen B2B-Bereich eingeführt.
- Die E-Rechnung wurde – angelehnt an den ViDA-Rechtssetzungsvorschlag – neu definiert als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird; dabei sind die Vorgaben der Norm CEN 16931 (RL 2014/55/EU) zu erfüllen.
- Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die Anforderungen an die neue Definition der E-Rechnung erfüllen (z.B. PDF-Rechnungen) wurden unter dem neuen Begriff „sonstige Rechnung“ zusammengefasst.
- Verschiedene zeitlich gestaffelte Anwendungsregeln (beginnend ab 1. Januar 2025) gilt es zu beachten.
Wann soll die Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen wirksam werden?
Nach den Regelungen im Wachstumschancengesetz soll ab dem 1. Januar 2025 die grundlegende Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen bestehen. Aufgrund der erwarteten Herausforderungen für Unternehmen sind jedoch Übergangsregelungen (gemäß § 27 Abs. 39 UStG) für den Zeitraum von 2025 bis 2027 vorgesehen.
Hierbei ist zwischen der Ausstellung und der Entgegennahme von Rechnungen zu unterscheiden:
- Bis Ende des Jahrs 2026 ist es gestattet, statt E-Rechnungen weiterhin Papierrechnungen für B2B-Umsätze auszustellen. Ebenso ist die Ausstellung elektronischer Rechnungen erlaubt, auch wenn sie nicht dem neuen Format entsprechen; allerdings ist dann nach wie vor die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
- Für Unternehmen mit einem Vorjahres-Gesamtumsatz bis zu 800.000 EUR verlängert sich die Übergangsfrist für die Ausstellung von Rechnungen in Papierform oder in einem sonstigen elektronischen Format um ein weiteres Jahr, das heißt bis Ende 2027. Hierdurch sollen die Belange kleinerer Unternehmen berücksichtigt werden.
- Bis Ende 2027 ist es gestattet, statt einer E-Rechnung auch eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format auszustellen, wenn diese mittels elektronischem Datenaustausch übermittelt wird (nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABl. L 338 vom 28.12.1994, S. 98, sogenanntes EDI-Verfahren). Dies erfordert die Zustimmung des Empfängers.
Ab dem Jahr 2028 müssen die neuen Anforderungen bezüglich E-Rechnungen und deren Übermittlung zwingend eingehalten werden. Demnach würde die Verwendung von bestimmten etablierten Verfahren wie z.B. EDI dann nicht mehr möglichsein.
Beachte: Alle inländischen Unternehmen müssen laut Wachstumschancengesetz bereits ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu archivieren. In diesen Fällen ist keine Zustimmung des Rechnungsempfängers mehr erforderlich, es sei denn, die elektronische Rechnung entspricht nicht den neuen Vorgaben oder es besteht keine E-Rechnungspflicht (z. B. bei bestimmten steuerbefreiten Umsätzen oder Kleinbetragsrechnungen).
Für Rechnungen an Endverbraucher (B2C) soll nach wie vor deren Zustimmung für die elektronische Rechnungstellung erforderlich sein.
Die IHK-Organisation und andere Verbände setzen sich in verschiedenen Stellungnahmen für eine praxisnahe und effektive Umsetzung der Neuerungen ein. Zu den Forderungen gehört unter anderem auch, dass bewährte Verfahren wie der elektronische Datenaustausch (EDI) über den 31.12.2027 hinaus weiterhin genutzt werden können.
Das BMF hat mit dem Antwortschreiben vom 2. Oktober 2023 als Reaktion auf eine Anfrage der Verbände Stellung genommen. In diesem Schreiben wurde mitgeteilt, dass an Lösungen gearbeitet wird, um die Nutzung von EDI-Verfahren innerhalb des zukünftigen Rechtsrahmens sicherzustellen und diesen Umstellungsaufwand im Interesse der Wirtschaft auf das Notwendige zu begrenzen. Das BMF äußert sich in dem Schreiben auch zu Fragen der Zulässigkeit der Formate XRechnung und ZUGFeRD bei Einführung der obligatorischen E-Rechnung.
