Elektronische Rechnungspflicht ab 2025 – das sind die Details - Seite 8 von 9

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat mit Datum vom 13. Juni 2024 den Entwurf eines BMF-Schreibens zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) für inländische Unternehmer ab dem 1. Januar 2025 vorgelegt.

Die IHK-Organisation plant zum Entwurfsschreiben Stellung zu nehmen. Wir laden Sie herzlich ein, uns Ihre Anmerkungen und Hinweise bis zum 2. Juli 2024 zukommen zu lassen. Bitte senden Sie diese an folgende E-Mail-Adresse: [email protected]

Wesentliche Inhalte des BMF-Entwurfs (Auswahl):

Neufassung durch Wachstumschancengesetz: Ab dem 1. Januar 2025 wird die obligatorische Verwendung von elektronischen Rechnungen bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (B2B-Umsätze) eingeführt (Rn. 1).
Rechnungen für steuerfreie Leistungen nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise sind von dieser Pflicht ausgenommen (vgl. Rn. 1, 19, 20).
Eng verbunden mit der Einführung der E-Rechnung ist die zu einem späteren Zeitpunkt vorgesehene Einführung eines Meldesystems (Rn. 1).
Die bisherigen steuerlichen Regeln werden an die veränderten Rahmenbedingungen angepasst, wobei der materiell-rechtliche Gehalt einer Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne unverändert bleibt (Rn. 2).
Rechtslage bis zum 31. Dezember 2024: Bis Ende 2024 können neben Papierrechnungen auch elektronische Rechnungen in Formaten wie PDF oder E-Mail ausgestellt werden, wenn der Empfänger zustimmt (Rn. 3). Diese Formate sind jedoch ab 2025 bei inländischen B2B-Umsätzen nur noch für Übergangszeiträume zulässig (Rn. 3, 53-56).
Rechnungsarten ab dem 1. Januar 2025: Die E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss entweder der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder ein zwischen den Vertragsparteien vereinbartes Format sein, das eine vollständige Extraktion der erforderlichen Daten ermöglicht (Rn. 4-5). Sonstige Rechnungen: Hierzu zählen Rechnungen in Papierform oder in nicht-strukturierten elektronischen Formaten wie JPEG oder einfache PDF-Dateien (Rn. 6).
Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen: Unternehmer sind verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn der Umsatz nicht steuerfrei ist und eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht wird (Rn. 7-8).
Die sechsmonatige Frist zur Ausstellung einer Rechnung nach Ausführung der Leistung bleibt unverändert (Rn. 10).
Für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ist eine E-Rechnung auszustellen. Es bedarf keiner Zustimmung des Empfängers mehr, dieser muss jedoch die technischen Voraussetzungen für den Empfang schaffen (Rn. 11-12).
E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Die Frage, welches zulässige Format verwendet wird, ist zivilrechtlich zwischen den Vertragsparteien zu entscheiden (Rn. 21).
Beispiele für zulässige nationale elektronische Rechnungsformate sind insbesondere Rechnungen nach dem XStandard und nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Beispiele für zulässige europäische elektronische Rechnungsformate sind FatturaPA (Italien) und Factur-X (Frankreich) (Rn. 22-23).
Rein strukturierte Formate: Diese müssen der Norm EN 16931 entsprechen und sind in erster Linie maschinell verarbeitbar (Rn. 24-25).
Hybride Formate: Diese bestehen aus einem maschinenlesbaren Teil (z. B. XML-Datei) und einem menschenlesbaren Teil (z. B. PDF-Dokument). Der maschinenlesbare Teil hat im Fall von Abweichungen Vorrang (Rn. 26-27). Enthält der Bildteil abweichende Rechnungsangaben, z.B. aufgrund manipulativer Eingriffe eine andere Leistungsbeschreibung oder einen abweichenden Umsatzsteuerbetrag, stellt der Bildteil ggf. eine weitere (sonstige) Rechnung dar, für die die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen sind (Rn. 28).
Andere Formate: Es können auch andere Formate vereinbart werden, solange diese eine vollständige und korrekte Datenextraktion ermöglichen (vgl. Rn. 29-30). Unter diesen Voraussetzungen ist auch die Weiternutzung von etablierten elektronischen Rechnungsformaten (z.B. EDI-Verfahren) möglich (Einzelheiten vgl. Rn. 29).
Umfang einer E-Rechnung (Einzelheiten vgl. Rn. 31): Alle umsatzsteuerrechtlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein. Angaben zur Leistungsbeschreibung müssen eindeutig sein; ergänzende Informationen können im Anhang stehen.
Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen (Einzelheiten vgl. Rn. 32-37): Die elektronische Übermittlung ist möglich per E-Mail, Schnittstelle oder Portal. Externe Dienstleister dürfen genutzt werden, wenn die formalen Anforderungen eingehalten werden. Mehrfache Übersendung ist zulässig, wenn identisch. Die Übergabe auf USB-Stick gilt nicht als elektronische Übermittlung.
Ab 2025 müssen inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können (Empfangspflicht, Rn. 36).
Verträge als Rechnung (Einzelheiten vgl. Rn. 38-39): Verträge gelten als Rechnung, wenn sie die erforderlichen Angaben enthalten. Initiale E-Rechnung bei Dauerschuldverhältnissen ist ausreichend, auch vor 2025.
Berichtigung (Einzelheiten vgl. Rn. 40-41): E-Rechnungen können berichtigt werden, mit Rückwirkung auf den ursprünglichen Zeitpunkt. Die Änderung der Bemessungsgrundlage erfordert keine Berichtigung des Steuerbetrags in der ursprünglichen Rechnung.
Bei juristischen Personen des öffentlichen Rechts sind Besonderheiten zu beachten (vgl. im Einzelnen Rn. 42-44).
Vorsteuerabzug (vgl. im Einzelnen Rn. 45-50): Wenn eine E-Rechnung verpflichtend ist, berechtigt dem Grunde nach nur diese zum Vorsteuerabzug. Eine falsch ausgestellte Rechnung (z.B. Papier, PDF) kann nachträglich durch eine E-Rechnung berichtigt werden. Während des Übergangszeitraums wird der Vorsteuerabzug allein wegen des falschen Formats nicht beanstandet, wenn der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen von der Inanspruchnahme der Übergangsregelung durch den Rechnungsaussteller ausgehen konnte.
Aufbewahrung (vgl. im Einzelnen Rn. 51-52): Der strukturierte Teil der E-Rechnung muss unverändert in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllen. Falls zusätzliche Dokumente, wie Buchungsvermerke, die für die Besteuerung relevant sind, mit der E-Rechnung übersandt wurden, müssen auch diese unverändert und in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Regelungen der GoBD sind zu beachten.
Übergangsfristen: Bis Ende 2026 können Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnungen (Papier oder nicht-strukturierte elektronische Formate) ausgestellt werden (Rn. 54). Für Unternehmen mit einem Umsatz von bis zu 800.000 Euro im Vorjahr gilt diese Möglichkeit bis Ende 2027 (Rn. 55). Elektronische Datenaustauschverfahren (EDI) können bis Ende 2027 genutzt werden, wenn sie die Anforderungen der neuen Regelungen nicht vollständig erfüllen (Rn. 56).