Zunächst analysiert er, welche Maßnahmen wirtschaftlich für den Eigentümer sinnvoll sind und lässt Aufwand und Kosten der energetischen Sanierung kalkulieren. Er prüft die Ergebnisse, plant, begleitet sowie koordiniert Baumaßnahmen mit einem Architekten. Bei Fehlern berufen sich Handwerker gern auf falsche Vorgaben. Hat der Verwalter dann Aufgaben übernommen, für die er nicht qualifiziert war und besitzt keine ausreichende Versicherung, muss er den Schaden zumindest zum Teil selbst begleichen – nicht immer bekommen die Eigentümer dann auch ihr Geld.
Sie sollten daher vorab erfragen, über welche Baukenntnisse der Verwalter verfügt und ab wann er keine Haftung mehr übernehmen kann und so zusätzliche Kosten für Architekten und Ingenieure entstehen.
Immobilienbesitzer sollten insgesamt prüfen, wie ihr Verwalter versichert ist: Besteht eine Haftpflicht- und Vermögensschadensversicherung und zusätzlich eventuell sogar eine Vertrauensschadensversicherung, die die Eigentümer vor grob fahrlässigen oder vorsätzlich verursachten Schäden durch den Verwalter oder die Mitarbeiter schützt? Die Mindestversicherungshöhe sollte dabei zweimal jährlich 100.000 Euro abdecken.
Ausreichende Präsenz, transparente Arbeitsrichtlinien und professionelle Aktenführung
Ein Verwalter, der entsprechend der Dienstleistungs-Informations-pflichtenverordnung arbeitet, muss dies offenlegen. Es klingt banal, doch für eine gute Hausverwaltung ist ein geordneter Bürobetrieb das A und O.
Dies umfasst drei Aspekte: ausreichende Präsenz, transparente Arbeitsrichtlinien und professionelle Aktenführung.
Punkt eins: Eigentümer sollten unbedingt einmal ins Büro kommen. Manche Verwalter haben gar keines und arbeiten am heimischen Küchentisch. So ist kaum die Erreichbarkeit durch genügend Telefon- und Mitarbeiterkapazitäten sichergestellt. Natürlich ist ein Hausverwalter auch einmal im Außendienst unterwegs, doch täglich zwei Stunden Präsenzzeit im Büro ist zu wenig. Eigentümer, die einen Hausverwalter suchen, sollten fragen: Wird die Post täglich gelesen? Wird täglich gebucht? Wie sieht es aus mit Urlaubszeitregelungen? Gibt es Notdienste vor Ort oder am Telefon?
Punkt zwei: Professionelle Hausverwalter haben das Vorgehen zu ihren täglichen Kernaufgaben, für alle Mitarbeiter zugänglich, schriftlich dokumentiert. Ganz besonders gilt dies für die zentrale Frage der Mietbuchhaltung. So sind etwa die Arbeitsschritte im Falle eines Zahlungsverzugs und der nötigen Mahnungen festgelegt. Die Alarmglocken jedes Eigners sollten läuten, wenn er hört, dass nur monatlich gebucht wird, Rechnungen wiederholt verspätet bezahlt werden, die Jahresabrechnung fehlerhaft oder Unterlagen zur Instandhaltung unvollständig sind.
Seite drei: Organisation ist entscheidend
