Um in der Heimarbeit effektiv und produktiv arbeiten zu können, bedarf es der richtigen Grundausstattung. Hier stehen Arbeitgeber in der Pflicht, ihren Mitarbeitern alle notwendigen Arbeitsmittel zur Verfügung zu stellen. Welcher Mitarbeiter benötigt neben Laptop oder PC noch ein Headset oder gar einen Multifunktionsdrucker? Welche Software wird benötigt, um einen reibungslosen Kommunikationsfluss zu schaffen? Ein Überprüfen der bisherigen Arbeitsprozesse schafft hierbei Klarheit über die bereits vorhandenen Grundvoraussetzungen sowie fehlendes Equipment.
Das Equipment, das im Homeoffice benötigt wird, entspricht zumeist der üblichen Ausstattung des Arbeitsplatzes im Büro. Neben den beliebten Notebooks zählen auch zusätzliche Monitore, Tastaturen und Mäuse zur klassischen Homeoffice-Ausstattung. Je nach Bedürfnissen der Arbeitnehmer empfiehlt es sich, auch weitere Ausgabegeräte wie Drucker zur Verfügung zu stellen. Trotz fortschreitender Digitalisierung können viele Unternehmen noch nicht vollständig auf gedruckte Büromaterialien verzichten.
Mitunter verfügt bereits ein Teil des Teams über Laptops anstelle von stationären PCs und kann somit schnell und flexibel in die Heimarbeit wechseln. Um weiterhin telefonisch erreichbar zu sein, setzen im Homeoffice viele auf Diensthandys und Headsets – so behalten Arbeitgeber die volle Kostenkontrolle und Mitarbeiter müssen ihre privaten Geräte nicht für betriebliche Gespräche nutzen. Für Mitarbeiter, die nun völlig neu Familien- und Berufsleben unter ein Dach bringen müssen, empfehlen sich Noise-Cancelling-Kopfhörer, um konzentrierter und ohne Hintergrundgeräusche arbeiten zu können.
Sämtliche periphere Eingabegeräte wie Tastaturen, Mäuse, Trackpad oder auch Grafik-Tablet und Ausgabegeräte wie Drucker und Monitore sind als betriebliche Ausstattung zu inventarisieren. Dies trifft selbstverständlich auch für die Homeoffice-Ausstattung zu.
Datenschutz im Homeoffice
Auch im Homeoffice ist das Thema Datenschutz nicht zu vernachlässigen. Wenn möglich sollten alle wichtigen Dokumente und Materialien, aber auch das Notebook, zum Feierabend hin weggeschlossen und vor neugierigen Blicken der Familienangehörigen geschützt werden. Es gelten nach wie vor die gesetzlichen und betrieblichen Datenschutzbestimmungen. Grundvoraussetzung für das problemlose Arbeiten von Zuhause stellt eine Internet-Breitbandverbindung dar, um sämtliche notwendige Webapplikationen nutzen zu können. Ohne diese sind ruckelfreie Videokonferenzen und Zoom-Meetings nicht möglich. Ebenso sollte eine sichere Internetverbindung via VPN vorhanden sein, um auch vom heimischen Arbeitsplatz aus sicher auf das interne Firmennetz und benötigte Daten zugreifen zu können. Darüber hinaus sollte für den sicheren E-Mail-Verkehr eine TSL-Verschlüsselung heutzutage Standard sein.
Den Arbeitsalltag mit der notwendigen Software organisieren
Die plötzliche Umstellung vom täglichen Büroalltag auf die Heimarbeit fällt einigen Beschäftigen oftmals schwer, insbesondere wenn das Prinzip Homeoffice komplett neu für das Unternehmen ist. Die Kaffeepause mit den Kollegen zwischen den Meetings oder eine kurze Absprache im Flur – die üblichen Kommunikationswege müssen im Homeoffice angepasst werden. Hierbei helfen verschiedene Tools und Softwares. Mit Slack, Zoom und Microsoft Teams beispielsweise lassen sich Aufgaben und Meetings innerhalb des Teams problemlos und einfach organisieren. Bei der Auswahl gilt es, die verschiedenen Software-Anbieter und Tools hinsichtlich der eigenen betrieblichen Anforderungen auszuwählen. Diese können natürlich nicht die soziale Interaktion und den persönlichen Austausch an der Kaffeemaschine ersetzen, ermöglichen es den Kollegen jedoch trotz Entfernung, effizient zusammen zu arbeiten.
Arbeiten im Homeoffice? Nicht am Küchentisch!
Neben der benötigten Hardware und Software spielen im Homeoffice auch die richtigen Möbel eine entscheidende Rolle. Während aufgrund der schnellen Umstellung durch das Corona-Virus derzeit viele Arbeitnehmer am heimischen Esstisch oder dem Küchentisch arbeiten müssen, sollte das Homeoffice idealerweise und unter Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmung mit den richtigen Arbeitsmöbeln ausgestattet sein.
Das Homeoffice sollte – sofern möglich – ein eigenes Zimmer innerhalb der Wohnung oder des Hauses bekommen. So lässt sich eine räumliche und psychologische Trennung von Arbeits- und Privatleben vornehmen und sorgt für einen Abschluss des Arbeitstages zum Feierabend. Gleichzeitig werden die Ablenkungsmöglichkeiten so minimiert. Steht kein eigener Raum für die Heimarbeit zur Verfügung, so sollte dennoch darauf geachtet werden, dass der Arbeitsplatz sich nicht im Schlafzimmer oder am Küchentisch befindet. Ein Raumtrenner kann hier Abhilfe schaffen. Andernfalls empfiehlt sich eine ruhige Ecke im Wohnzimmer.
Zum optimalen Arbeitsplatz gehören auch im Homeoffice ein Schreibtisch und ein ergonomischer Stuhl. Für die richtige Sitzposition und Rückengesundheit sind höhenverstellbare Stühle Pflicht, aber auch ein verstellbarer Schreibtisch ist sinnvoll. Steht der Schreibtisch dann seitlich zum Fenster, ist für einen optimalen Einfall des Tageslichts gesorgt, ohne dass das Licht auf dem Bildschirm zu stark reflektiert oder einfällt.
Erhöhte Nachfrage bei IT-Anbietern und Systemhäusern
Der rapide und vermehrte Umschwung auf Heimarbeitslösungen führt zu einer erhöhten Nachfrage bei vielzähligen Systemhäusern und Anbietern von IT-Lösungen, die Unternehmen und Arbeitgeber bei der Beschaffung der benötigten Technologie unterstützen. Auch der Elektronik-Einzelhandel und viele Telekommunikationsanbieter werben mit Sonderangeboten für Homeoffice-Lösungen. Gleichzeitig steigt auch die Nachfrage nach generalüberholten und neuwertig-gebrauchten Geräten. Obwohl technologisch bereits nicht mehr auf dem neuesten Stand, können viele Geräte noch für die notwendigen Arbeiten eingesetzt werden. Leider kommt es aktuell aufgrund hoher Nachfrage bei vielen Anbietern zu Lieferengpässen und Wartezeiten.
Ein Austausch der Büroausstattung auf mobile und moderne Elektronik ist auch außerhalb der Krisenzeiten sinnvoll – unabhängig davon, ob die Mitarbeiter bereits im Homeoffice arbeiten oder nicht. Dabei sollte stets die Leistungsfähigkeit der Geräte im Fokus stehen; auch wenn ältere PCs und Notebooks ihren Dienst noch tun, so sind sie doch anfälliger für Schäden und Ausfälle und kosten letztlich viel Zeit, Nerven und Geld.
Immer die neueste Technologie: Elektronik-Leasing und -Vermietung
Bei einer notwendigen Neubeschaffung der elektronischen Geräte wird es schnell teuer; moderne Technologien und effiziente Hardware haben ihren Preis. Hierfür bieten immer mehr Anbieter im Bereich des IT-Leasings und -Rentings passgenaue und liquiditätsschonende Lösungen, um Unternehmen verschiedener Größen mit den benötigten Elektronik-Geräten auszustatten. Somit können Unternehmen sicherstellen, dass veraltete IT regelmäßig ausgetauscht wird. Anbieter wie Grover oder Black Rental verfügen über ein großes Angebot an mobilen und stationären elektronischen Geräten, die bei Bedarf für einen Zeitraum gemietet werden können.
Optimaler Versicherungsschutz für die Homeoffice-Ausstattung
Der stetige technische Fortschritt überholt jedoch den Stand vieler elektronischer Geräte und macht somit Laptop, Telefonanlagen und weitere Elektronik anfällig für Schäden, die oft hohe Reparatur- oder Neuanschaffungskosten zur Folge haben. Gerade der heimische Arbeitsplatz birgt einige Gefahrenquellen – ob die umgestoßene Kaffeetasse oder der stürmische Hund, der vor Freude über das Herrchen im Haus den neuen Laptop samt angeschlossenem Monitor vom provisorischen Schreibtisch zieht. Eine umfassende Elektronikversicherung schützt sowohl die Arbeitnehmer als auch die Arbeitgeber vor den finanziellen Folgen eines Schadens.
Flexibles Versicherungspaket für Leasing- und Renting-Anbieter
Das Rostocker InsurTech hepster arbeitet bereits mit etablierten Anbietern in den Bereichen IT-Leasing und -Vermietung zusammen und hat seine leistungsstarke Elektronik-Versicherung unter anderem in die Angebote des Systemhauses my Workplace und der Elektronik-Vermietung von Black Rental integriert.
Als Leasing-Anbieter bietet my Workplace (shop.the-workplace.de) nicht nur vereinzelte elektronische Geräte, sondern ebenfalls vollwertige Workplace as a Service-Lösungen im Rahmen eines Leasing-Vertrags, um Unternehmen umfassend mit der benötigten IT auszustatten. Der Versicherungsschutz von hepster ist dabei für jeden geleasten Laptop von The Workplace inkludiert und sichert die gewerbliche Nutzung des Laptops während der gesamten Leasing-Laufzeit ab.
hepster bietet nicht nur seinen Kooperationspartnern aus der Leasingbranche ein flexibles Versicherungspaket, welches eine Vielzahl an elektronischen Geräten schützt. Hierbei wird unterschieden in mobile elektronische Geräte, stationäre Elektronik sowie elektronische Großgeräte. Leasing- und Renting-Anbieter sind so vor den hohen Kosten einer Reparatur oder Neunanschaffung, die in Folge von Beschädigung, Zerstörung oder – optional – Diebstahl geschützt. Abgesichert sind unter anderem Sturz-, Bruch-, Brand- und Flüssigkeitsschäden sowie Schäden, die durch Bedienungsfehler oder elektrische Kurzschlüsse entstehen. So können IT-Dienstleister die Serviceleistungen für Kunden erweitern und die Versicherung als zusätzliches Angebot ohne Mehraufwand integrieren.
Neben dem klassischen Leasing lassen sich elektronische Geräte für Homeoffice und Büro auch durch Anbieter wie Black Rental (www.blackrental.de) mieten. Gerade in der aktuellen Situation weist IT-Renting einige Vorteile auf, da sich die Laufzeit für die benötigte Homeoffice-Elektronik flexibler gestalten lässt als bei einem Leasing-Vertrag. So ermöglicht es Black Rental seinen privaten und gewerblichen Kunden sowohl mobile als auch stationäre Elektronik für einen festen Zeitraum zu mieten. Die hepster Elektronik-Versicherung inklusive Diebstahlschutz kann optional für Handys und Tablets, aber auch für weitere Geräte wie Laptop, PC, Beamer und Drucker dazugebucht werden.
Homeoffice als zukunftsfähiges Arbeitsmodell?
Die Corona-Krise hat Deutschland aktuell fest im Griff. Trotz der großen wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Herausforderung birgt die Krise ebenfalls die Chance die Arbeitskultur langfristig zu beeinflussen und die Digitalisierung in deutschen Unternehmen schneller voranzutreiben. Das Homeoffice kann seinen nachhaltigen Teil dazu beitragen.
Homeoffice kann zu einer gesteigerten Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter führen. Das Gefühl der freien Zeiteinteilung und des heimischen Umfelds können somit positive Auswirkungen haben. Gleichzeitig müssen sich Unternehmen bereits jetzt die Frage stellen, wie es nach der Corona-Krise weitergehen soll – sollen alle Mitarbeiter ihren regelmäßigen Arbeitsplatz wieder ins Büro verlegen oder wird das Homeoffice sich langfristig und nachhaltig etablieren?
Foto: Shutterstock
