Wir werden täglich mit mehr Informationen konfrontiert, als wir verarbeiten können. Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche! Einfache, aber effektive Tipps helfen Ihnen, den nicht abreißenden Informationsstrom in die richtigen Bahnen zu lenken.
Gastbeitrag von Jürgen Kurz und Marcel Miller, Effizienz-Experten
Der intelligente Lesestapel
Viele richten sich auf oder neben dem Schreibtisch ein „Lesen“-Fach ein, um die Unterlagen an einem klar definierten Ort aufzubewahren und gleichzeitig den Schreibtisch frei zu halten. Die Absicht ist gut, die Idee auch – allerdings nur auf den ersten Blick, denn schon bald quillt das Fach über, der hohe Stapel wird immer wackeliger und droht bei jedem neuen Papier umzukippen.
Das können Sie verhindern: Suchen Sie sich ein Fach in einem Schrank oder Regal. Dadurch bestimmt die Höhe des Zwischenbodens die maximale Höhe des Stapels. Was verarbeitet ist, wird weggeworfen oder abgelegt.
Materialien, die zu einem bestimmten Projekt gehören, sollten Sie lieber bei diesem einsortieren. Der Stapel eignet sich auch für Unterlagen, die Sie wahrscheinlich nicht mehr brauchen, aber noch nicht wegwerfen möchten. Notieren Sie jedoch vorher ein Datum auf dem Papier, nach dem es weggeworfen werden kann.
Sich selbst begrenzende Systeme: Kein zweiter Stapel!
Wächst der Stapel, ist die Versuchung groß, einen zweiten zu beginnen. Machen Sie sich und Ihren Mitarbeitern klar, dass es mehrere Tage in Anspruch nimmt, einen Stapel mit 30 bis 40 cm Höhe zu bearbeiten. Diese Zeit werden Sie nie haben, daher können Sie getrost die untersten 10 cm wegwerfen, wenn der Stapel voll ist.
Das geht nicht, ohne die Unterlagen durchzusehen? Vielleicht ist ja etwas Wichtiges dabei, das gebraucht wird? Machen Sie sich bewusst, dass Sie nicht alles lesen können, das Sie gerne lesen würden. Sich auf die wirklich wichtigen Unterlagen zu konzentrieren, und die anderen zu ignorieren, ist nicht nur in Ordnung, sondern absolut notwendig.
Seite zwei: Der virtuelle Kleiderschrank
