Jeder eingehende Anruf führt zu einer unerwünschten Unterbrechung der Tätigkeit, an der Sie gerade arbeiten. Lassen Sie Ihren Anrufbeantworter aktiv werden (den Sie vorher individuell besprochen haben) oder leiten Sie eingehende Anrufe an einen Mitarbeiter um.
Wenn Ihnen nichts davon zur Verfügung steht, engagieren Sie einen Büroservice, um zumindest Ihre eingehenden Anrufe entgegenzunehmen.
Machen Sie sich darüber hinaus ab sofort folgende Grundsätze zur eisernen Regel:
- Nie Anrufe entgegennehmen, wenn die Nummer des Anrufenden nicht angezeigt wird. Mittlerweile sollte es jedem, der ernsthaft erwartet, dass Sie ein Gespräch mit ihm führen, möglich sein, seine Rufnummer zu übertragen.
- Nie Anrufe entgegennehmen, wenn die Nummer des Anrufenden angezeigt wird und Sie ganz genau wissen, dass es Zeitverschwendung ist, mit ihm zu telefonieren.
- Nie verpasste Anrufe zurückverfolgen, wenn auf dem Anrufbeantworter kein wichtiger Grund dafür hinterlassen wurde. „Ruf mich zurück!“ ist übrigens kein wichtiger Grund.
Unterbrechen Sie den Unterbrecher
Sollten Sie in der Übergangsphase dennoch mal versehentlich aus Reflex abgenommen haben, können Sie Anrufern nach dem Motto „Hast Du mal eine Minute?“ in Zukunft mit folgender Reaktion begegnen: „Ich habe eine Telefonkonferenz in genau 11 Minuten, aber ich wollte deinen Anruf trotzdem entgegennehmen. Reicht die Zeit für unser Gespräch oder sollten wir lieber einen neuen Termin vereinbaren?“
Wichtig ist vor allem, dass Sie den Unterbrecher unterbrechen. Warten Sie nicht, bis er Ihnen alle Details eines belanglosen Problems geschildert hat, sondern gehen Sie entschlossen dazwischen. Anders lernen notorische Störenfriede ihre Fehler nie.
Kommt ein Mitarbeiter mit Problemen zu Ihnen, führen Sie ein, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen immer auch direkt eigene Lösungsvorschläge mitliefern. So hat sich der ein oder andere Anruf oft schon vorher erledigt.
Gründliche Vorbereitung
Auf der anderen Seite bietet das Medium Telefon natürlich auch zahlreiche Vorteile. Daher sollten Sie ein wichtiges Telefonat ebenso gründlich vorbereiten, wie ein persönliches Meeting.
Ein unwichtiges Telefonat sollten Sie sich sparen. Machen Sie sich vor jedem Telefonat eine Checkliste mit den Gesprächszielen, die Sie verfolgen und den zu besprechenden Punkten.
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