1. Grundsatz
Betriebsveranstaltungen dienen vor allem dem Zusammenhalt von einzelnen Teams oder ganzen
Belegschaften. Sie sollen das Gemeinschaftsgefühl stärken, indem gemeinsam erreichtes gefeiert
wird. Bei der Beurteilung der Frage, ob durch eine Teilnahme steuer- und beitragspflichtiger
Arbeitslohn zufließt, gelten vom Gesetzgeber geschaffene Ermäßigungen. Grundsätzlich sind in einem ersten Schritt sämtliche Kosten des Arbeitgebers für die Durchführung einer Betriebsveranstaltung zusammenzurechnen. Ausgehend von dieser Bemessungsgrundlage kann eine pauschale (Lohn-)Versteuerung durch den Arbeitgeber mit einem ermäßigten Steuersatz von 25 Prozent erfolgen. Die pauschale Lohnsteuer trägt typischerweise der Arbeitgeber.
Zusätzlich kann außerdem ein Freibetrag in Höhe von 110 Euro je teilnehmendem Arbeitnehmer
von den zuvor ermittelten Gesamtkosten abgezogen werden. Zu versteuern wäre dann lediglich
der übersteigende Teil der Gesamtaufwendungen.
Die Anwendung der zuvor beschriebenen Pauschalversteuerung (mit 25 Prozent) führt zudem zur
Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung.
2. Besonderheiten (FAQ)
Begriffe wie „virtuelle Weihnachtsfeier“ sind im vergangenen Jahr erstmals aufgekommen. Viele
Arbeitgeber hofften darauf, in diesem Jahr wieder konventionelle Feiern ausrichten zu können. Dies
wird wohl nur unter strengen Auflagen möglich sein, sodass es wieder eine Vielzahl an „virtuellen
Weihnachtsfeiern“ geben wird. Aber es kommen nun auch Mischformen, sogenannte „hybride
Weihnachtsfeiern“ in Betracht.
1) Sind „virtuelle Weihnachtsfeiern“ echte Betriebsveranstaltungen?
Ja, die virtuellen Events, wie beispielsweise eine Weinverkostung oder ein Koch-Event, erfüllen die
steuerrechtliche Definition einer Betriebsveranstaltung, sodass die o. g. Grundsätze und
Begünstigungen auch für diese Art von Veranstaltung gelten. Die für die Durchführung der
Veranstaltung notwendigen Dinge (wie zum Beispiel der zu verkostende Wein) können den
virtuellen Teilnehmern nach Hause geschickt werden. Die Kosten hierfür (einschließlich Versand)
zählen zu den Gesamtkosten der Betriebsveranstaltung und stellen kein Geschenk an die
Mitarbeiter dar.
2) Sind auch Mischformen denkbar? (Präsenz und virtuell)
Ja, es besteht auch unter steuerrechtlichen Aspekten die Möglichkeit, die Veranstaltung mit einer
Gruppe von Teilnehmern in Präsenz durchzuführen und zeitgleich eine andere Gruppe in virtueller
Form einzubeziehen. Es bleibt steuerlich dann bei einer Gesamtveranstaltung. Alternativ können
auch zwei getrennte Veranstaltungen zu unterschiedlichen Terminen durchgeführt werden.
3) Sind Einschränkungen der Teilnahme aufgrund staatlicher Vorgaben schädlich?
Eine wie in Frage 2 beschriebene hybride Ausgestaltung einer Weihnachtsfeier kann sich zum
Beispiel aufgrund von behördlichen Vorgaben (2G, 2G+, 3G usw.) ergeben. Für die
Anwendbarkeit des Freibetrags von 110 Euro je Teilnehmer sind derartige
Teilnahmeeinschränkungen unschädlich. Hierbei wirkt der Arbeitgeber nicht willentlich mit,
sondern setzt lediglich behördliche Auflagen, denen er als Arbeitgeber selbst unterliegt, um.
Schädlich sind hingegen weiterhin, eine zum Beispiel leistungsbezogene Teilnehmerauswahl für
die besten Verkäufer im Vertrieb.
4) Zählen die Kosten der Anreise zur Veranstaltung zu den Gesamtkosten?
Gerade in Zeiten von verstärktem Arbeiten im Homeoffice spielt bei Präsenzveranstaltungen die
individuelle Anreise zum Veranstaltungsort eine wichtige Rolle. Die typischerweise durch die
Teilnehmer zunächst selbst verauslagten Kosten sind hierbei als Reisekostenersatz steuer- und
beitragsfrei erstattungsfähig. Gleiches gilt ebenfalls bei einer zentral durch den Arbeitgeber
organisierten Beförderungsmöglichkeit. Soweit die Beförderung jedoch selbst bereits als
Bestandteil der Veranstaltung zu sehen ist, gehören die Aufwendungen hierfür zu den
maßgebenden Gesamtkosten. Das gemeinsame bloße Singen von Weihnachtsliedern hat dies
allerdings noch nicht zur Folge.
5) Ist für die Anwendung des Freibetrags auf die tatsächlichen Teilnehmer abzustellen?
Für die Prüfung und Anwendung des Freibetrags von 110 Euro je Teilnehmer kann nicht auf die
geplanten Teilnehmer abgestellt werden. Vielmehr ist zwingend die tatsächliche Teilnehmeranzahl
heranzuziehen. Das bedeutet, dass bei einer knappen Kalkulation das Fernbleiben von zunächst
für die Veranstaltung angemeldeten Teilnehmern ein Überschreiten des Freibetrags von 110 Euro
eintreten kann und der übersteigende Betrag zu versteuern ist. Bei Anwendung der
Pauschalversteuerung mit 25 Prozent zu Lasten des Arbeitgebers verbleibt es aber dennoch bei
der Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung. Um das ungewollte Überschreiten des Freibetrags
zu vermeiden, empfiehlt es sich, eine sog. „No-Show“-Quote einzukalkulieren. Auch kann eine
gänzliche Absage der Veranstaltung in Extremfällen ratsam sein.
Die Autoren: Andreas Bode, Felix Hermsdorf, Baker Tilly
