Einsteiger beginnen mit der Tagesplanung: Machen Sie sich zur Gewohnheit, den nächsten Tag zu planen, bevor Sie das Büro verlassen. Das dauert oft nur zwei Minuten. Achten Sie darauf, dass Sie sich die wirklich wichtigen und unangenehmen Aufgaben für den Morgen einplanen – am besten noch bevor das Telefon nicht mehr still steht und der E-Mail-Wahnsinn beginnt.
Stellen Sie die automatische Benachrichtigung Ihres E-Mail-Postfaches aus und bearbeiten Sie Ihre Nachrichten nur noch in Blöcken. Müssen Sie sich länger auf eine Aufgabe konzentrieren, stellen Sie zur Not auch Ihr Telefon auf Anrufbeantworter oder bitten einen Kollegen, Ihr Telefon in der Zeit zu übernehmen.
Wochenpläne für Fortgeschrittene
Für Fortgeschrittene eignen sich eher Wochenpläne. Sie bieten mehr Flexibilität und helfen, den Fokus auf die eigenen Ziele zu richten. Planen Sie dafür donnerstags oder freitags die kommende Woche, nehmen Sie dazu auch Ihre Ziele zur Hand und fragen Sie sich, welche Maßnahme Sie in der kommenden Woche in Angriff nehmen, um diese zu erfüllen.
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Planen Sie mit großen Zeitfenstern, nicht zu kleinteilig, und schreiben Sie parallel eine Liste der To-dos, die Sie in dieser Woche erledigen möchten, zum Beispiel Anrufe tätigen, Angebote oder Rechnungen schreiben. So können Sie immer, wenn sich ein Zeitfenster ergibt, Ihre Aufgabenliste abarbeiten.
Wenn Sie gerne visualisiert haben möchten, was Sie alles geschafft haben, bietet Ihnen die Tagesplanung mit „Personal-Kanban“ eine kreative Möglichkeit zum Sammeln und Organisieren Ihrer Aufgaben. Eine Anleitung und ein Beispiel finden Sie zum kostenlosen Download unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/ekaizen7.
Übertragen Sie regelmäßig To-dos von einer in die nächste Woche? Machen Sie sich bewusst, dass Sie niemals alles schaffen werden und fokussieren Sie sich! Vielleicht ist es besser, einen festen Termin für die Aufgabe zu reservieren, sie vielleicht sogar ganz oder dafür eine andere zu streichen.
Der Bestseller-Autor Jürgen Kurz (“Für immer aufgeräumt” und “Für immer aufgeräumt – auch digital”) ist Geschäftsführer der tempus GmbH und berät im deutschsprachigen Raum Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen.
Marcel Miller ist der Experte für digitale Effizienz. Er hat die Prinzipien der “Für immer aufgeräumt”-Methode zusammen mit Jürgen Kurz auf den digitalen Bereich übertragen. Als Key-Account-Manager, Senior Consultant und lizenzierter TEMP-Trainer liegen seine Schwerpunkte unter anderem in den Bereichen Zeitmanagement mit Outlook und Wissensmanagement mit OneNote.
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