1. Löschen: Alles, was für Sie nicht relevant ist und es auch nicht werden wird, löschen Sie sofort.
2. Weiterleiten (Delegieren): Leiten Sie E-Mails, die Sie nicht bearbeiten müssen, direkt weiter. Auch wenn Sie nur einige Dinge an das Backoffice weitergeben können, spart Ihnen das Delegieren und Weiterleiten Zeit.
3. Archivieren: Sie müssen bei einer E-Mail nichts tun, außer sie zur Kenntnis zu nehmen? Dann tun Sie dies jetzt und legen Sie die Mail anschließend im Erledigt-Ordner ab.
4. Bearbeiten: Wenn sich in der E-Mail nur eine kleine Aufgabe wie eine Terminbestätigung oder eine kurze Antwort verbirgt und Sie diese innerhalb von fünf Minuten erledigen können, tun Sie es sofort. Dieser Rat wird auch als 5-Minuten-Regel bezeichnet. Mit ihrer Hilfe schonen Sie Ihre To-do-Liste, die sonst schnell ins Unermessliche wächst.
Warum fünf Minuten? Das Anlegen eines neuen To-do-Punktes kostet ebenso viel Zeit wie das erneute Hineindenken in die Frage, was eigentlich zu tun ist. Daher ist es sinnvoll, neue Aufgaben nur dann anzulegen, wenn sich dieser Aufwand auch wirklich lohnt.
Selbstverständlich steht es Ihnen frei, statt der fünf Minuten auch nur zwei zu nehmen. Probieren Sie aus, welche Grenze für Sie sinnvoll ist.
5. Terminieren: Manche E-Mails können nicht sofort erledigt werden oder Sie brauchen mehr als fünf Minuten, um sie zu bearbeiten. Falls es sich um einen Termin handelt (fester Zeitpunkt, Beispiel: „Beratungsgespräch Kunde Max Mustermann“), tragen Sie diesen direkt in Ihrem Kalender ein (gegebenenfalls mit Verknüpfung zur E-Mail – ein Klick im Kalender öffnet meist die zugehörige E-Mail). Vielleicht handelt es sich aber um eine Aufgabe ohne festes Zeitfenster, wie das Einlesen in ein neues Finanzprodukt. Manchmal gibt es ein Fälligkeitsdatum, aber wann Sie die Aufgabe vor diesem Datum genau bearbeiten, bleibt Ihnen überlassen. In diesem Fall erstellen Sie eine neue Aufgabe in Ihrer To-do-Liste.
Letztlich gibt es nur diese fünf Schritte zu einem schlanken Postfach. Befolgen Sie diese konsequent, bleibt keine E-Mail zurück; das Postfach ist wieder leer. Durchschnittlich brauchen Sie bei diesem Vorgehen etwa eine Minute pro E-Mail – das ist ein guter Anhaltspunkt für Ihre Zeitplanung.
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