Wie oft fragen Sie sich: In welchem Ordner ist die Datei zu Produkt X gespeichert? Wann ist Geschäftspartner Y am besten zu erreichen? Wie lautet das Passwort für meinen Zugang zu dieser und jener Seite? Zwar können heute Computer, Tablets und Smartphones unglaublich viele Daten und Informationen zugänglich machen.
Entscheidend ist aber, an die richtige und aktuelle Information heranzukommen und zwar immer genau dann, wenn Sie diese brauchen. Besonders große Mengen an Dateien oder komplexe Ordnerstrukturen können Sie in den Wahnsinn treiben.
Kaizen-Prinzip um das Datenchaos zu beseitigen
Ganz wie bei einem aufgeräumten Schreibtisch oder Küchenschrank hilft das Kaizen-Prinzip um das Datenchaos zu beseitigen: Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz. Gehen Sie das Erarbeiten der Ablage- und Ordnerstruktur möglichst grundsätzlich an. Nehmen Sie dazu Ihre gesamten Unternehmensprozesse in den Blick.
Das Ablagesystem ergibt sich daraus oft als logische Konsequenz von allein. Um einen ersten Überblick über die mögliche Struktur zu bekommen, erweist sich die Mind- Map-Technik als hilfreich. Ist die Struktur klar, wissen Sie, Ihre Kollegen und Mitarbeiter immer, wo Sie eine Datei speichern. Und so können auch Kollegen im Innen- oder Außendienst eigenständig Dateien finden.
Wichtig: Es gibt hier kein richtig oder falsch. Wichtig ist nur, dass Sie die für Sie passende Struktur definieren und diese von allen eingehalten wird. So können Sie auch das digitale Büro besser strukturieren und alle technischen Möglichkeiten gewinnbringend einsetzen.
Autor Jürgen Kurz gilt als Deutschlands Effizienz-Profi. Der Autor und Organisationsexperte ist Geschäftsführer der Unternehmensberatung tempus, die im deutschsprachigen Raum Unternehmen aller Branchen und Größenordnungen berät.
Foto: Jürgen Kurz
