Das Risikomanagement muss angemessen sein. Maßstab hierfür sind Art und Umfang der Geschäftstätigkeit des Vermittlers. Unmögliches kann und wird von dem Vermittler nicht zu verlangen sein. Insbesondere ist nicht davon auszugehen, dass Vermittler denselben Pflichtenumfang zu wahren haben wie etwa Versicherer.
Risikoanalyse muss dokumentiert werden
Im Gegenteil, die Bestimmungen des GwG berücksichtigen weitgehend Art und Umfang des ausgeübten Gewerbes des Verpflichteten. Im Zuge des Risikomanagements muss der Vermittler die Risiken ermitteln und bewerten, die für das von ihm betriebene Geschäft bestehen (Risikoanalyse gemäß Paragraf 5 GwG).
Diese Risikoanalyse ist zu dokumentieren, regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren. Aus der Risikoanalyse hat der Vermittler die notwendigen Sicherungsmaßnahmen zu entwickeln (Paragraf 6 GwG). Hier ergibt sich für Vermittler vorrangig die Notwendigkeit, bestehende Prozesse zu überprüfen, gegebenenfalls anzupassen und zu dokumentieren.
Identifizierung muss nachvollziehbar sein
Die Pflicht zur Dokumentation wird auf die Identifizierung nach dem GwG ausgeweitet. Die bisher schon empfehlenswerte Anfertigung von Kopien der Dokumente, anhand deren die Identifizierung erfolgt ist, wird nunmehr verpflichtend (Paragraf 8 Abs. 2 GwG). Damit sind einerseits die datenschutzrechtlichen Bedenken der bisherigen Praxis ausgeräumt geworden.
Andererseits stellt sich für die Vermittler die Herausforderung einer Speicherung der Kopien. Zudem müssen sich aus den Aufzeichnungen des Vermittlers die erfolgte Identifizierung und die dabei getroffenen Maßnahmen ergeben. Sinnvoll erscheint es, wenn der Vermittlers künftig in der Kundenakte oder im Kundenverwaltungsprogramm Vermerke vornimmt, damit später Art und Umfang der Identifizierung nachvollzogen werden können.
Identifizierung ist zu dokumentieren
So kann die Kopie des Dokuments, das sich der Vermittler im Original hat vorlegen lassen, etwa der Personalausweis des Kunden, etwa mit dem Vermerk: „Ausweis lag im Original vor, Kopie vom Original angefertigt“ versehen werden. Zu identifizieren sind wie bisher Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigte. Hinzu kommen Personen, die namens und in Vollmacht des Vertragspartners auftreten (Stellvertreter).
Lässt sich ein Kunde also bei der Vornahme eines Rechtsgeschäfts vertreten, müssen Vertragspartner und Stellvertreter identifiziert werden. Zudem ist zu prüfen, ob der Vertreter zur Vertretung berechtigt ist. Deshalb sollte der Vermittler auf die Vorlage einer von dem Vertragspartner ausgestellten Vollmacht im Original bestehen. Eine Kopie hiervon sollte der Vermittler mit dem Vermerk zu seinen Unterlagen nehmen, die Kopie vom vorgelegten Original gefertigt zu haben.
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