Die verschärften Vorgaben gelten in vollem Umfang für alle Banken und Finanzdienstleistungsinstitute. Aber die Neuregelungen wirken sich auch auf alle selbstständigen Vermittler und Makler aus. Mit den neuen Aufzeichnungspflichten werden die Kundenansprüche an eine transparente Finanzberatung insgesamt steigen.
Ungeachtet von den gesetzlichen Vorgaben werden auch selbstständige Vermittler und Makler ihre Dokumentation überdenken müssen, da ein Gleichlauf zu erwarten ist. Mittelfristig werden Telefonmitschnitte für die gesamte Finanzbranche zur Normalität. Angesichts des engen Zeitkorridors für die Umsetzung stehen insbesondere Banken vor großen Herausforderungen. Sie sollten die neuen Vorgaben zügig umsetzen und ihre Prozesse entsprechend anpassen.
Rechtliche Konsequenzen nicht ordnungsgemäßer Mitschnitte
Neben der Auswahl und Implementierung von Telefonmitschnitt-Lösungen und der eingehenden Schulung von Mitarbeitern sind auch erhebliche rechtliche Anforderungen zu beachten. Während Mifid II eine weitreichende Aufzeichnung von Beratungsgesprächen vorschreibt, waren Mitschnitte nach der bisher gültigen Rechtslage – unter anderem vor dem Hintergrund des Datenschutzes – ohne ausdrückliche Einwilligung überwiegend unzulässig.
Das Gesetz sieht hiervon nunmehr eine Ausnahme vor, jedenfalls solange sich die Institute im Rahmen der rechtlichen Vorgaben bewegen. Bei nicht ordnungsgemäßen Mitschnitten können rechtliche Konsequenzen drohen. Von Vorteil sind Mitschnitt-Systeme, die systematische Voreinstellungen erlauben. So lassen sich etwa bestimmte Nummern von der Aufzeichnung ausschließen oder feste Zeiten definieren, in denen keine Mitschnitte erfolgen.
Zudem müssen Banken Sicherheitsvorkehrungen gegen missbräuchliche Anwendungen treffen, um alle Manipulationsversuche schnell erkennen können. Kreditinstitute sollten dazu im Zweifelsfall rechtlichen Rat einholen.
Banken müssen Bestands- und Neukunden über die Aufzeichnung und Speicherung der Kundenkommunikation einmalig in geeigneter Weise informieren. Widerspricht ein Kunde der Aufzeichnung, darf ab 2018 keine Anlageberatung via Telefon oder Internet mehr erfolgen. Eine gute Informationspolitik bewahrt vor Irritationen auf Kundenseite.
Alexander Pfisterer-Junkert ist Rechtsanwalt in der Kanzlei BKL Fischer Kühne + Partner.
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