Wichtige Dokumente übergeben
Gerade in kleinen Unternehmen braucht der Arbeitnehmer eine persönliche Beratung. Dazu braucht es eine Gehaltsabrechnung mit und ohne bAV, ein VVG-konformes Angebot mit allen Vertragsunterlagen des konkreten Versicherers, aus dem auch der Durchführungsweg, der Versicherer und die Zusageart hervorgehen sowie Hinweise zur Steuer- und Sozialversicherung und zur Hinterbliebenenregelung enthalten sind.
Darüber hinaus ist der Antrag des Versicherers notwendig, eine Entgeltumwandlungsvereinbarung zur Unterschrift, die die versicherungsvertragliche Lösung beinhaltet, und schließlich eine Dokumentation, dass dies alles ausgehändigt wurde. Durch diese Vorgehensweise sind die Mindestinformationsstandards abgedeckt. Durch die unterschriebene Entgeltumwandlungsvereinbarung wird der Arbeitsvertrag wirksam geändert.
Damit alles reibungslos läuft, sollte die Lohnabrechnung vorab informiert sein und die Entgeltumwandlung vor dem Lohnlauf dort erfasst sein. Hilfreich ist dabei eine Informationsbroschüre für die Lohnabrechner, wie zum Beispiel „bAV und Lohnbuchhaltung“ von Meissner/Franke. Die Police und alle Nachträge sollten dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden. Für den Vermittler intensiviert sich der Kontakt mit dem Arbeitnehmer.
Spätere Änderungswünsche des Arbeitnehmers sollten immer schriftlich erfolgen und durch eine aktualisierte unterschriebene Entgeltumwandlungsvereinbarung begleitet werden. Der Policennachtrag sollte dem Arbeitnehmer selbstverständlich ausgehändigt werden.
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